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OFFRE D'EMPLOIS

Adjoint(e) administratif(ve)

Finances et Comptabilité

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SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité du Directeur finance et administration, l’adjoint administratif est responsable de diverses tâches administratives, des comptes à payer et soutien à l’équipe de production et des ressources humaines.  Il effectue l’entrée des données pour la préparation de différents documents relatifs à la comptabilité et accomplit diverses tâches de soutien pour la préparation des états financiers. Il est responsable de l’accueil des visiteurs et de la réception des appels téléphoniques.

PROFIL DE COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

  • Diplôme d’études collégiales en technique administrative combiné à une expérience minimale pertinente de 1 an OU Diplôme d’études professionnelles en comptabilité combiné à une expérience minimale pertinente de 2 ans OU Diplôme d’études professionnelles en bureautique;

 

  • Maîtrise de la suite Office;
  • Axé sur le service client (interne et externe);
  • Bilinguisme fonctionnel;
  • Capacité d’adaptation élevée;
  • Faire preuve de rigueur, de minutie et d’ordre;
  • Capacité de collaboration élevée;
  • Leadership et sens de l’initiative.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Assurer la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs en les dirigeants aux personnes appropriées;
  • Effectuer la réception, l’ouverture, la distribution et l’envoi du courrier;
  • Assurer la gestion, le suivi, ainsi que la mise à jour des processus quotidiens des comptes payables ;
  • Effectuer la facturation, les paiements et les tâches cléricales y étant reliées (chèques, virements, suivi des dépenses, etc.);
  • Effectuer les vérifications appropriées des factures des fournisseurs ainsi que des clients et saisir les données s’y rattachant dans le système;
  • Collaborer au suivi et à la mise à jour des dossiers de réconciliation et de démarcation en corrigeant les écarts/problèmes liés à la facturation;
  • Fournir les informations nécessaires sur le statut des états de comptes et générer divers rapports administratifs;
  • Participer aux travaux d’amélioration continue et voir à toujours améliorer les méthodes de travail et façons de faire dans son service;
  • Administrer les dossiers des nouveaux employés;
  • Collaborer l’équipe des ressources humaines et offrir un support aux employés;
  • Effectuer la tournée d’accueil des nouveaux employés et faciliter l’intégration de ceux-ci;
  • Assister la production avec certaines tâches administratives (communiqué, numérisation de documents ainsi que toutes autres tâches connexes).